Vidste du, at config 365’s gæstemodul gør det muligt via config 365 appen at håndterer gæster via roller, sætte udløbsdato på deres adgang, vælge deres manager og meget mere!

Samtidig kan vi tilbyde at koble en gæsteportal på gæstemodulet, der giver jeres gæster en bedre oplevelse, når de skal finde Teams og SharePoint sites, som de er blevet inviteret til.

Gæsteportalen giver jeres organisation mulighed for at dele vigtig information med alle jeres gæster, såsom hvis I har en standard netikette, som alle skal følge, supportinfo, fælles dokumenter for alle kunder og meget mere!

• Har jeres organisation en standard netikette som alle skal følge kan den deles her. Andre vigtige dokumenter kan også lægges ind her hvis nødvendigt.
• Har I en række informationer eller vigtige nyheder, som gæster har brug for at vide, kan de deles her enten via links, eller indlæg.

Vi starter med at invitere vores gæst(er)

Det er hurtigt og lige til at invitere nye gæster til ens Microsoft miljø via config 365 appen.

Under Gæster -> + Anmodning -> Gæst kan man starte sin gæsteinvitation ved at udfylde deres information.

Med alle relevante felter udfyldt kan du nu klikke anmod. Når gæsten er godkendt og oprettet, sættes der en invitationsmail klar til afsendelse, som gæsten modtager en time efter oprettelsen.

Du kan på oversigten Mine gæster se, hvornår dine gæster modtager invitationsmailen samt om de har godkendt invitationen til dit Microsoft 365 miljø. Her har du også mulighed for at gensende invitationsmailen, efter den første er sendt, ved at trykke på de tre prikker til højre for gæstens e-mail i oversigten.

Gæsteportalen, jeres gæsters hovedside i jeres Microsoft miljø

I stedet for at sende en lang række links, eller have jeres gæster til at gennemgå alle deres mailinvitationer til jeres Microsoft miljø, kan de nemt og bekvemt benytte gæsteportalen til at se en liste over alle de SharePoint sites og teams som de har adgang til, og I som organisation kan nemt dele vigtigt information med alle jeres gæster via denne side.

Som standard har alle gæster adgang til gæsteportalen og den kommer med en oversigt over de sider de har adgang til, samt supportinformation og hvem de kan kontakte herom i jeres organisation.

Men som alle andre SharePoint sider, så er der mulighed for at redigere siden til at vise den information, man har brug for.

• Har jeres organisation en standard netikette som alle skal følge kan den deles her. Andre vigtige dokumenter kan også lægges ind her hvis nødvendigt.
• Har I en række informationer eller vigtige nyheder, som gæster har brug for at vide, kan de deles her enten via links, eller indlæg.

Andre tilretninger i appen

Opdatering:

• Det er nu muligt at bestemme, hvor lang tid efter man har inviteret en gæst deres Invitationsmails sendes. Denne funktionalitet er standard sat til 60 minutter, da det normalt tager Microsoft omkring en time at få sat gæsten op med login adgang.
• Det er nu muligt at redigere i rollers navne via appen, så man nu kan holde sine rollenavne opdaterede i stedet for at skulle oprette nye roller.
• Det er nu muligt at bestemme, hvilke roller en anden rolle kan se og tilføje i appen. Det gør at eksempelvis rollen Administration er den eneste der kan tilføje rollen Administration til medarbejdere via appen.

Fix:

• En fejl, der tillod brugen af ÆØÅ til e-mailadresser, er nu rettet så der vises en fejlbesked, hvis man prøver dette.

Planer for kommende opdateringer

Vi arbejder hele tiden på at optimere og udvikle config 365 appen. Det gør vi med det formål, at vores brugere af config 365 appen skal kunne arbejde så nemt som muligt med sikkerhed og samarbejde i Teams og SharePoint samt have styr på virksomhedens medarbejdere, når de Onboardes og Offboardes.

Vi arbejder på følgende forbedringer:

• Optimering af appens nuværende funktionalitet
• Nye funktioner til design af egne mails
• Nye mail templates til gæstemodulet
• Opdatering af UI

Tag forbehold for at disse forbedringer er på tegnebrættet, så vi kan ikke love, hvornår de bliver implementeret, men vores udviklere knokler for at det sker i et tempo, som gør enhver sprinter misundelig.

I skal derfor ikke tøve med at kontakte os omkring jeres config 365 løsning – vi er altid i nærheden, hvis I har ønsker, som vores standardløsning endnu ikke opfylder.

Interesseret i at få gennemgået den nye app opdatering eller en anden af appens funktioner? Så kan du booke 15 min. gratis gennemgang med en af vores konsulenter via linket her. Er du mere interesseret i at høre, hvad vi kan tilbyde af hjælp i Microsoft Teams eller SharePoint universet, så book dit kvarter lige her.