Vidste du, at man kan sætte delte postkasser og distributionslister op via config 365 appen? Hvis ikke, så dyk ned i, hvordan du kan oprette delte postkasser og distributionslister, samt tilføje medlemsregler for enkelte brugere eller roller ved hjælp af vores seneste opdatering.

Hvad er delte postkasser og distributionslister?

En delt postkasse gør det nemt for en gruppe af personer at overvåge og sende mails fra et offentligt mailalias, f.eks. support@config365.dk. Når en person i gruppen besvarer en meddelelse, der er sendt til den delte postkasse, ser mailen ud til at være fra den fælles adresse og ikke fra den enkelte bruger.

Delte postkasser er praktiske til at håndtere mails fra kunder eller samarbejdspartnere, fordi flere personer i organisationen har adgang til postkassen og kan besvare henvendelser. Samtidig gemmes relaterede mails også i én postkasse.

Har man behov for, at flere personer modtager den samme mail i deres egen postkasse, kan man benytte en distributionsliste. Distributionslister er praktiske til at sende fælles mails ud omkring nyheder eller vigtige beskeder i organisationen eller til en specifik gruppe, for eksempel “alle i marketing”.

Mailaktiverede sikkerhedsgrupper fungerer nogenlunde på samme måde som distributionslister, men har også en sikkerhedsfunktion. En mailaktiveret sikkerhedsgruppe kan bruges til at give medlemmer adgang til eksempelvis et SharePoint Site eller dokumentbibliotek i SharePoint. Dette gør det muligt at styre adgangen og sikre at kun de rette personer har adgang.

Opsætning af en delt postkasse og en distributionsliste via config 365 appen

For at komme i gang med at sætte delte postkasser og distributionslister op, anbefaler vi, at du først har en plan for, hvad jeres organisation har brug for, og hvad de skal bruges til.

Det kan være en god ide at have et mål for dette, så man ikke ender med at oprette en masse postkasser og lister, som ikke kommer til at blive brugt.

Når du har din plan og er klar til at prøve at sætte delte postkasser og distributionslister op, har du brug for en bruger med adgang til at kunne oprette og arbejde med Ressourcer via appen.

Under Ressourcer -> Ny ressource kan man vælge, om man vil sætte en ny delt postkasse op eller en distributionsliste. Valg af medlemskab sker efter oprettelsen, så her er det godt have sin plan klar, så man ved, hvilke personer/grupper der skal tilføjes.

Andre tilretninger i appen

• Opdatering: Det er nu muligt at tildele gæster et standardsprog når du inviteres via appen.
• Fix: En fejl der forhindrede at redigerering af et samarbejdsrum hvor titel og emailadresse ikke stemte overens er nu rettet.
• Fix: Der gives nu en fejlbesked hvis man tilføjer for mange roller til en bruger. Samtidig vil de seneste roller man har tilføjet nu kun blive fjernet og resten gemt.

Planer for kommende opdateringer

Vi arbejder hele tiden på at optimere og udvikle config 365 appen. Det gør vi med det formål, at vores brugere af config 365 appen skal kunne arbejde så nemt som muligt med sikkerhed og samarbejde i Teams og SharePoint samt have styr på virksomhedens medarbejdere, når de Onboardes og Offboardes.

Vi arbejder på følgende forbedringer:

• Nye funktioner til design af egne mails.
• Nye mail templates til gæstemodulet.

Tag forbehold for at disse forbedringer er på tegnebrættet, så vi kan ikke love, hvornår de bliver implementeret, men vores udviklere knokler for at det sker i et tempo, som gør enhver sprinter misundelig.

I skal derfor ikke tøve med at kontakte os omkring jeres config 365 løsning – vi er altid i nærheden, hvis I har ønsker, som vores standardløsning endnu ikke opfylder.

Interesseret i at få gennemgået den nye app opdatering eller en anden af appens funktioner? Så kan du booke 15 min. gratis gennemgang med en af vores konsulenter via linket her. Er du mere interesseret i at høre, hvad vi kan tilbyde af hjælp i Microsoft Teams eller SharePoint universet, så book dit kvarter lige her.