Design af mails der sendes via medarbejdermodulet

Vi er endelig klar til at rulle første del af vores nye mailsystem ud på medarbejdermodulet. Dette er en længe ventet opdatering for mange af vores kunder, og vi er glade for endelig at kunne levere denne første del.

Med denne opdatering er det nu muligt for administratorer af jeres app at designe, skrive og tilpasse de mails som sendes ud til medarbejdere via appen; herunder velkomstmails, opdateringsmails, on- og offboarding mails, samt mails der sendes, når en medarbejder eksempelvis skifter status fra at være en kladde, til at være en ansat.

Kom godt i gang med at designe jeres mails

For at komme i gang med at designe jeres mails anbefaler vi, at I først og fremmest har en plan, inden I begynder, da der er mange ting der kan tilpasses, og det kan blive meget teknisk, hvis man vil sætte meget specifikke mails op.

Når I har en plan og er klar til at prøve at designe jeres første mail, så har I brug for en administratoradgang til at kunne tilpasse appens indstillinger.

Under Opsætning -> Onboarding konfiguration er der kommet en ny indstilling for design af mailskabeloner. Klikkes denne, kommer I ind på en oversigt over de skabeloner, der allerede bliver sendt via appen.

Hvis man har brug for at lave en ny mailskabelon, der ikke er på listen, kan man via top menuen på listen vælge at lave en helt ny.

Når man går i gang med at rette i eller designe en ny skabelon, får man en pop-up boks hvorfra man kan redigere sin mail. Her er mange felter man kan udfylde, men nogle af de vigtigste er:

• Status Fra og Til: disse to felter bestemmer, hvornår appen sender en mail. I appen er der forskellige statusser, som en medarbejder kan være i, og når det skifter fra en status til en anden, er det muligt at sende en mail. Eksempelvis, hvis en medarbejder går fra at være en ”Kladde”, til at være ”Ansat”, kan man sende en mail, hvis man sætter sin Status Fra til ”Kladde”, og sin Status Til, til ”Ansat”.
• Modtager og cc: disse felter er som i alle andre mailsystemer, hvem der modtager mailen og hvis der er nogen, der skal væres cc på mailen. Det eneste der er anderledes her, er at disse to felter også kan benytte dynamiske felter, eller det som vi kalder for ”Tags”
• Tags: Tags er en liste af dynamiske felter, der gør det muligt at sende mails ud fra specifikke kriterier. Hvis man eksempelvis indsætter tagget ”medarbejder e-mail” i modtagerfeltet eller i ens mailtekst, vil systemet se på hvilken medarbejder der har skiftet status (som vores eksempel med at de går fra kladde til ansat) og sende en mail til deres indtastede e-mail. Tags kan benyttes i modtager, cc, emne og indholdsfelterne.

Andre tilretninger i appen

• Opdatering: Der er kommet en ny indstilling, der gør det muligt at skifte sproget i config 365 appen via roller og sikkerhedsgrupper, og det er samtidig muligt for brugere selv at skifte.
• Opdatering: Det er nu også muligt at bestemme en medarbejders sprog i Outlook og andre Microsoft 365 produkter.
• Opdatering: Det er nu muligt at massegodkende anmodninger af medarbejdere, der ligger til godkendelse.
• Opdatering: Der er kommet en ny funktionalitet, der gør det muligt at slå ’Manager’ fra i gæstemodulet, så gæster ikke vises i ens organisationsoversigt i Teams.
• Fix: Telefoninformation på medarbejdere bliver nu vist korrekt på medarbejderens informationsside.
• Fix: HR-dokument templates i forbindelse med kladder bliver nu kun rullet ud ved nye dokumenter og ikke hver gang der opdateres.
• Fix: Kladde-medarbejderes HR-dokumenter flyttes nu rigtigt over i medarbejder dokumenter, hvis de skifter fra status kladde til at være ansat.

Planer for kommende opdateringer

Vi arbejder hele tiden på at optimere og udvikle config 365 appen. Det gør vi med det formål, at vores brugere af config 365 appen skal kunne arbejde så nemt som muligt med sikkerhed og samarbejde i Teams og SharePoint samt have styr på virksomhedens medarbejdere, når de Onboardes og Offboardes.

Vi arbejder på følgende forbedringer:

• Nye mail templates til gæstemodulet
• Bedre understøttelse af sprog
• Import af medarbejdere og massegodkendelse af medarbejder- anmodninger/ændringer

Tag forbehold for at disse forbedringer er på tegnebrættet, så vi kan ikke love, hvornår de bliver implementeret, men vores udviklere knokler for at det sker i et tempo, som gør enhver sprinter misundelig.

I skal derfor ikke tøve med at kontakte os omkring jeres config 365 løsning – vi er altid i nærheden, hvis I har ønsker, som vores standardløsning endnu ikke opfylder.

Interesseret i at få gennemgået den nye app opdatering eller en anden af appens funktioner? Så kan du booke 15 min. gratis gennemgang med en af vores konsulenter via linket her Book gennemgang (office365.com). Er du mere interesseret i at høre, hvad vi kan tilbyde af hjælp i Microsoft Teams eller SharePoint universet, så book dit kvarter lige her Book kort snak om ydelser.